コンフィデンシャル求人の募集の仕方|知られたくない求人でどのように採用活動を行えばよいか?

「コンフィデンシャルで進めたい求人が発生したが、適切な採用方法が分からない。」

稀にこのようなご相談をいただきます。コンフィデンシャル求人はいくつかのパターンがあり、ひと括りにして考えるのではなく、それぞれに合った採用活動を行う必要があります。

今回は、コンフィデンシャル求人にはどんなパターンがあるのか、採用活動を行う上で注意すべきポイントは何か、というテーマで解説します。

目次

「誰に対して、何がコンフィデンシャル(知られてはいけない)なのか」

まず、誰に対して採用活動を知られてはいけないか、という切り口で分類ができます。大きく分けると下記の2つのケースに大別できます。

① 自社社員に知られてはいけないケース

例えば、期待したパフォーマンスが出せていない社員のリプレイスメント(入れ替え)や、未だ社内リリースが出せない退職者の補充を目的とした欠員採用などが挙げられます。
特に前者の場合は、採用が決まるまでは現任に役割を担ってもらいたい、などの理由から、採用が決定するまでは秘密裏に採用を行う必要があります。

気をつけるポイント

まずは採用活動に関わる社員を限定し、採用管理システムの閲覧権限とエージェントからの連絡窓口を整備しましょう。情報の流出を防ぐため、求人を依頼するエージェントも極力絞ります。
実際に面接を行うタイミングでは、会議室の予約のとり方、当日受付後のアテンドの仕方にも配慮すべきです。

② 外部(競合企業・転職者・消費者)に知られてはいけないケース

例えば、新規事業立ち上げにあたって外部人材を採用したいが、競合企業にその動きを知られたくない、といったケースが挙げられます。
世の中にまだ出ていない斬新なサービスや、新たな営業戦略・マーケティング戦略の実施など、情報を公にすることで募集要項から競合企業に推察されることを避けるため、秘密裏に採用を行う必要があります。

気をつけるポイント

社外の関与者を極力減らし、転職マーケットでの情報流通量を減らしましょう。
例えば、求人公開するエージェントを限定する、スカウトメール数を極力減らす、特定企業の在籍者にはアプローチしない、具体的に選考が進むまで候補者へ提供する情報を制限する、といったルール作りが必要です。

知られても良いこと、悪いことを整理する

次に、知られても良いこと悪いことをしっかり整理する必要があります。
可能な限り転職マーケットでの情報流通量を減らしたいという方針のみでは、採用活動が前進しません。よほどの企業ブランドがない限り、提供できる情報が少ないほど応募喚起する力は弱まります。

例えば、担当する新規事業の内容は求人票に記載しないものの、募集企業と想定年収は開示する。募集部署のメンバー構成と期待する役割のみを開示する、といったように採用ターゲットのインサイト(感情が動く洞察)から逆算し、開示する情報を決めましょう。

②のケースで更に注意したいポイント

上記①ケースの採用活動については多くの人事担当者が経験している一方で、②ケースの経験が乏しい方が多いようです。
今回は知見が少ない②ケースに絞り、さらに気をつけたい具体的なポイントについて解説します。

(1)採用チャネルを不必要に増やさない

たとえ秘密保持などの契約書を締結していたしても、関与する人の数が増えるほど、ヒューマンエラーでの情報漏えいリスクは高まります。特に、業務分担が進んでいて関与する人数が多いエージェントへの求人依頼は、慎重に判断しましょう。
転職者の担当と企業担当が分かれているエージェントは、避けるのが無難です。

(2)各チャネルの求人票やスカウトメールに記載する情報を統一する

複数のチャネルを利用して募集を行う際は、ひとりの候補者に対して複数チャネルからアプローチしている、といったことがザラにあります。
自社で行うダイレクトリクルーティングで送るスカウトと、エージェントから送っているスカウトに記載している内容が異なり、それらの情報をまとめた結果、秘密にしたい内容が漏洩してしまう、ということがあります。
そうした事態を避けるため、各チャネルで公開する内容は統一する、またはエージェントから送っているスカウトメールの内容を把握した上でダイレクトリクルーティングのスカウト文面を作成する、などの対応が必要です。

(3)面接前に候補者とNDA(秘密保持契約)を締結する

場合によっては、面接前に候補者とNDA(秘密保持契約)を締結することもあります。その際、免責事項や損害賠償請求の内容はさまざまです。
企業優位の内容にしすぎ、候補者の心象を下げてしまい、選考辞退が多発するケースも見られます。
また、競合企業からの引き抜きの場合は、当然ながら候補者は受かるかも分からない状態で一般的なNDAを結べません(現職で似たような業務を行っているため)。こうしたケースでのNDAの強要も選考辞退に繋がります。
リスクとリターンを鑑みて、型にはまったNDAではなく、適切な内容を採用部門、法務部門と調整するようにしましょう。

(4)求人内容や採用背景を説明するプロセスを選考フローに入れる

一般的な公開求人とは異なり、限られた情報のみで候補者が応募判断をしているコンフィデンシャル求人の場合、業務内容や求める役割を理解していないことは当然です。
中には、いきなり面接からスタートさせている企業もあるようですが、情報がない中では自己PRもしにくく、さらに候補者の意向が下がるなどデメリットが多いです。コンフィデンシャル求人の場合は、候補者に開示して良い内容について選考フローの初期に企業から説明を行いましょう。


いかがでしたでしょうか?今回はコンフィデンシャルで採用活動を行うケースにおいて、気をつけるポイントを中心にご紹介しました。

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